Politique de confidentialité

Closing Buddy est un assistant commercial en temps réel destiné à des professionnels. À ce titre, le Service traite des données personnelles à la fois sur ses utilisateurs et, potentiellement, sur leurs interlocuteurs lors d'appels commerciaux. La présente politique décrit, de manière transparente, les données collectées, les finalités de leur traitement, les sous-traitants impliqués, les durées de conservation et les droits dont vous disposez en application du Règlement général sur la protection des données (RGPD — Règlement UE 2016/679) et de la loi française « Informatique et Libertés ».

Cette politique complète les Conditions générales d'utilisation et les Mentions légales. Elle est susceptible d'évoluer ; toute modification substantielle sera notifiée aux utilisateurs (voir section 14).

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est l'éditeur du Service Closing Buddy (voir Mentions légales). Il décide des finalités et des moyens des traitements décrits ci-dessous. Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez nous écrire à support@closingbuddy.io. Un délégué à la protection des données (DPO) peut être désigné sur demande des clients Business et Enterprise dans le cadre du Data Processing Agreement (DPA).

2. Données que nous collectons

2.1 Données d'identification et de compte

Prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée et salée — bcrypt).
Entreprise, rôle professionnel, secteur d'activité, langue, fuseau horaire.
Préférences utilisateur, paramétrages de l'interface, choix de plan.
Date de création du compte, date de dernière connexion, statut (actif, suspendu, supprimé).

2.2 Données de facturation

Le paiement est intégralement opéré par Stripe. Closing Buddy ne stocke jamais de numéros de carte bancaire. Nous conservons uniquement les éléments nécessaires à la facturation : identifiant client Stripe, plan souscrit, montants facturés, factures PDF, dates de prélèvement, statut des paiements, adresse de facturation et, le cas échéant, numéro de TVA intracommunautaire.

2.3 Données de session et briefs d'appel

Briefs préparés avant chaque appel : contexte, objectif, profil du prospect, notes libres.
Profils d'offres : descriptifs, prix, arguments, scripts, objections anticipées, persona cible.
Type d'appel (découverte, qualification, closing, négociation, suivi), durée, statut, horodatages.
Consentement déclaré de l'utilisateur avant chaque live call.

2.4 Données vocales et transcriptions en temps réel

Lorsque vous lancez un live call, Closing Buddy capte le flux audio depuis votre micro et/ou la sortie audio de l'appel et le transmet à un prestataire de transcription pour le convertir en texte. Le flux audio brut n'est pas stocké de manière persistante : il transite en mémoire le temps de la transcription, puis est détruit. Seul le texte transcrit (verbatim) est conservé temporairement pour produire les suggestions live et le rapport post-call.

2.5 Données dérivées par l'IA

Objections détectées, intentions, signaux d'achat, points de friction.
Suggestions de réponses, relances, reformulations, recommandations stylistiques.
Résumés post-call, indicateurs synthétiques, recommandations pédagogiques.
Métadonnées d'analyse (catégories d'objections, fréquence, durée de traitement).

2.6 Données techniques et journaux

Adresse IP, type d'appareil, navigateur, système d'exploitation, langue.
Journaux d'accès, journaux d'erreur, journaux d'API (succès/échec d'appels internes).
Cookies et stockages techniques strictement nécessaires au fonctionnement (session, préférences). Voir section 11.
Indicateurs anonymisés d'usage produit (volumes, fréquence, latences).

3. Finalités et bases légales

Fournir et exploiter le Service (création de compte, briefs, live calls, rapports, historique, facturation) — exécution du contrat.
Facturation, abonnements, support — exécution du contrat et obligation légale (comptabilité, fiscalité).
Sécuriser le Service (prévention de la fraude, détection d'abus, journalisation) — intérêt légitime.
Améliorer la qualité des suggestions IA à partir de données agrégées et anonymisées — intérêt légitime. Aucune donnée client identifiable n'est utilisée pour entraîner les modèles de tiers (voir section 5).
Communication produit (newsletter, annonces de fonctionnalités) — consentement, révocable à tout moment depuis chaque e-mail ou depuis votre compte.

4. Consentement de l'interlocuteur

Closing Buddy est un copilote d'assistance commerciale, pas un outil d'écoute clandestine. L'utilisateur s'engage à informer son interlocuteur que l'échange est assisté, transcrit ou analysé par un assistant IA, et à recueillir son accord lorsque la loi applicable l'exige (en France, notamment articles 226-1 et suivants du Code pénal et obligations RGPD). Une case de consentement explicite doit être cochée par l'utilisateur avant chaque live call. Closing Buddy ne doit jamais être utilisé pour analyser une conversation à l'insu d'un participant. Tout usage contraire engage la seule responsabilité de l'utilisateur.

5. Traitements par intelligence artificielle

Pour la transcription temps réel et la génération de suggestions, Closing Buddy s'appuie sur des modèles d'IA fournis par OpenAI (transcription et raisonnement) et, le cas échéant, par d'autres fournisseurs équivalents. Ces prestataires s'engagent contractuellement à ne pas réutiliser les données client pour entraîner leurs modèles (clauses « no training »). Les données transmises pour traitement sont limitées au strict nécessaire (transcription, brief, contexte d'offre, objection détectée).

Les suggestions produites par l'IA sont des aides à la décision : elles n'engagent pas la responsabilité de Closing Buddy quant au contenu réellement tenu par l'utilisateur pendant l'appel. L'utilisateur garde l'entière maîtrise de ses propos et de ses décisions commerciales. Aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques sur l'interlocuteur n'est prise par le Service au sens de l'article 22 du RGPD.

6. Sous-traitants et destinataires

Closing Buddy fait appel à des sous-traitants sélectionnés pour leur niveau de sécurité et de conformité. La liste suivante peut évoluer ; toute évolution substantielle sera documentée :

Supabase — infrastructure applicative (base de données PostgreSQL, authentification, stockage de fichiers, fonctions). Hébergement Union européenne. Données chiffrées au repos. Accès strictement restreint et journalisé.
OpenAI — transcription temps réel et génération de suggestions IA. Hébergement principal États-Unis, encadré par les Clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne. Engagement contractuel « no training » sur les données API.
Stripe — paiements et facturation. Certifié PCI-DSS niveau 1. Transferts encadrés par CCT.
Cloudflare — CDN, sécurité (WAF, anti-DDoS), edge compute. Transferts encadrés par CCT, présence européenne.
Hostinger — hébergement du site vitrine. Hébergement Union européenne.
Resend (ou équivalent) — envoi des e-mails transactionnels (création de compte, réinitialisation de mot de passe, factures). Transferts encadrés par CCT.

Aucune donnée n'est vendue à des tiers, et aucune donnée n'est partagée à des fins publicitaires.

7. Transferts de données hors Union européenne

Certains sous-traitants (OpenAI, Stripe, Cloudflare, Resend) peuvent traiter des données depuis ou vers des pays situés hors de l'Union européenne, notamment les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (décision 2021/914), complétées le cas échéant par des mesures techniques (chiffrement, minimisation) et organisationnelles. Une copie des garanties applicables peut être obtenue sur demande à support@closingbuddy.io.

8. Durées de conservation

Compte utilisateur : conservé tant que le compte est actif. Suppression des données personnelles sous 30 jours après clôture du compte, sauf obligations légales.
Briefs et rapports : conservés tant que le compte est actif. Exportables à tout moment.
Transcriptions verbatim : purge automatique au-delà de 90 jours. Seules les données dérivées (résumés, indicateurs, objections détectées) sont conservées au-delà.
Flux audio brut : non stocké, détruit dès la fin de la transcription.
Données de facturation : conservées 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (obligations comptables et fiscales — art. L123-22 du Code de commerce).
Logs techniques : 90 jours maximum, sauf incident de sécurité.
E-mails marketing : jusqu'au retrait du consentement, puis 3 ans à des fins de preuve.

9. Sécurité

Closing Buddy met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées à la sensibilité des données :

Chiffrement TLS 1.2+ pour toutes les communications en transit.
Chiffrement au repos sur la base de données et le stockage de fichiers.
Row-Level Security (RLS) activée sur l'ensemble des tables sensibles — chaque utilisateur n'a accès qu'à ses propres données.
Hash des mots de passe en bcrypt salé.
Authentification à deux facteurs (MFA) disponible sur le compte.
Isolation logique des données entre utilisateurs et entre clients.
Journalisation des accès administrateurs et alertes en cas d'accès anormal.
Politique de moindre privilège : accès aux données restreint au strict nécessaire pour l'exploitation du Service et le support.
Audits réguliers des dépendances (vulnérabilités) et mises à jour de sécurité.

10. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants :

Droit d'accès aux données vous concernant.
Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »), dans les limites des obligations légales pesant sur le Service.
Droit à la limitation du traitement.
Droit d'opposition pour motif légitime, notamment pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime.
Droit à la portabilité de vos données, dans un format structuré et lisible par machine.
Retrait du consentement à tout moment, pour les traitements fondés sur le consentement, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.
Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Pour exercer ces droits, écrivez à support@closingbuddy.io en précisant l'objet de votre demande. Nous pourrons être amenés à vous demander un justificatif d'identité. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

11. Cookies

Closing Buddy utilise uniquement des cookies et stockages techniques strictement nécessaires au fonctionnement du Service : session d'authentification, préférences d'interface (langue, thème), token CSRF. Ces cookies ne requièrent pas de consentement préalable au sens de l'article 82 de la loi « Informatique et Libertés ». Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience tierce n'est déposé sans votre consentement explicite. Vous pouvez bloquer les cookies depuis votre navigateur, mais cela peut empêcher le Service de fonctionner correctement.

12. Mineurs

Closing Buddy est un service strictement B2B, réservé aux professionnels majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs. Si vous estimez qu'un mineur nous a transmis des données personnelles, contactez-nous : nous procéderons à leur suppression dans les meilleurs délais.

13. Violation de données

En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, Closing Buddy notifie la CNIL dans un délai de 72 heures conformément à l'article 33 du RGPD. Lorsque la violation est susceptible d'engendrer un risque élevé, les utilisateurs concernés sont également informés dans les meilleurs délais, avec une description claire de la nature de la violation et des mesures prises pour y remédier.

14. Modifications de la politique

La présente politique peut être modifiée à tout moment pour refléter des évolutions réglementaires, techniques ou organisationnelles. Les modifications substantielles sont notifiées par e-mail aux utilisateurs actifs et/ou via une bannière dans l'application, au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur lorsqu'elles concernent les droits des utilisateurs. La date de dernière mise à jour est indiquée en pied de cette page.

15. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits : support@closingbuddy.io.